Nueva estrategia empresarial: Optimización de mis costes a través de las compras.
“no puede resolverse un problema pensando de la misma forma que cuando fue creado” Albert Einstein
No estamos en un momento en el que sirva seguir haciendo las mismas cosas bien o intentar hacerlas un poco mejor, es un momento en el que hace falta pensar de manera diferente y cambiar la manera de actuar. Sólo aquellas empresas que sean capaces de hacerlo sobrevivirán y, cuando esta crisis pase, serán los líderes económicos del futuro.
En mi opinión, se va a producir un cambio en las estrategias de las empresas orientándose hacia la optimización de los costes. A diferencia del momento de bonanza que vivimos en el período del 1996 al 2007 donde el acento ha estado puesto en el crecimiento de las ventas y en el apalancamiento financiero, ahora es conveniente potenciar la mejora de la cuenta de resultados a través de la mejora de los costes, especialmente de los relacionados con las compras, que representan casi el 70% de los mismos.
Para darnos cuenta de esto, nos basta con estudiar una cuenta de resultados tipo, como la del estudio Comunidad Valenciana, S.A. (*), que recoge la media de las 100 empresas líderes de la Comunidad (tabla 1), y compararla con la misma cuenta de resultados, pero reduciendo los costes de la compras en un 10% (tabla2):
(*) Fuente: Estudio Comunidad Valenciana S.A., KPMG
Tabla 1 (Cta Rdos tipo) Tabla 2 (Cta de Rdos actuando sobre compras)
Ventas 100,00 Ventas 100,00
Compra Bienes y Servicios 62,00 Compras Bienes y Servicios 55,80
Personal 11,00 Personal 11,00
Amortización 3,00 Amortización 3,00
Otros gastos 15,00 Otros gastos 15,00
Gastos financieros 1,50 Gastos financieros 1,50
Beneficio antes imptos 7,50 Beneficio antes imptos 13,70
La consecuencia es que habríamos aumentado el beneficio en un 82,66%.
Esto muestra claramente que es muy interesante actuar sobre las compras, especialmente en un contexto de crisis.
La pregunta que se estarán planteando muchos de ustedes al ver estas cifras será ¿es posible reducir el coste de las compras en un 10%? Y, sobre todo, ¿cómo se puede hacer?
La respuesta que puedo darles es que sí es posible y que algunas empresas ya lo están haciendo.
Algunas de estas empresas han recurrido a especialistas externos para diseñar un plan director de mejoras e implantar una nueva metodología de compras, ya que es algo contrastado que con una buena gestión de esta función, una empresa puede conseguir ahorros por encima de los dos dígitos en relación con el presupuesto asignado.
De cara a que este artículo sea práctico y pueda ayudar a muchos empresarios a comenzar en el camino de la optimización de los compras, me gustaría proponer un decálogo de acciones a tomar para ser más eficientes y empezar ya reducirlos:
1. Analizar qué necesito realmente
Un alto porcentaje de las compras que se realizan en la empresa no son estratégicas para su funcionamiento. El primer paso para comprar bien es hacer un análisis interno para evaluar: qué productos necesito; qué características mínimas debe tener; en qué condiciones lo necesito (plazo de entrega, volumen mínimo, tipo de embalaje, condiciones de pago, etc.); qué compras son más estratégicas para mí y cuales menos.
2. Evitar el gasto superfluo: ajustarme a lo que necesito.
Es importante contar con catálogos de producto cerrados que se ciñan estrictamente a las opciones de compra y a los productos que, tras el análisis interno, hemos determinado previamente. Existen plataformas de compras que garantizan que cualquiera que sea quien finalmente realice el pedido se ajustará a los productos incluidos en el catálogo y no otros, evitando el gasto superfluo.
3. Valorar correctamente y en su globalidad los factores relacionados con cada producto/servicio a comprar. Valorar el coste total de adquisición del producto/servicio.
El precio de un producto es solamente uno de los factores que determinan su coste. Otros factores como el plazo de entrega, el volumen mínimo o máximo que se me permite pedir, la forma de pago y el plazo, influyen tanto o más que el precio para valorar el coste real que supone ese producto para mi negocio.
4. Elaborar una estrategia de compras en función de mis necesidades.
Una vez determinado qué productos necesito, tengo definidos cuales son los más estratégicos, cuántos proveedores voy a utilizar, stock máximo y mínimo que debo/puedo tener, etc. elaboraré una estrategia de compras para cubrir mis necesidades
5. Elaborar bien la petición de la oferta: dejar claro al proveedor lo que necesito y en qué condiciones.
El siguiente paso es diseñar una petición de oferta que le deje lo más claro posible exactamente cuáles son mis necesidades y prioridades para que el proveedor pueda ajustarse lo más posible a ellas. También servirá para poder comparar ofertas más homogéneas que me permitan tomar una decisión correcta más fácilmente.
6. Negociar hasta el punto que mi volumen de compras me permita.
Cuanto más volumen pidamos, mejores precios y condiciones obtendremos. Para conseguir condiciones mucho más ventajosas se utilizan los servicios de compra de empresas que negocian volúmenes agrupados para varias empresas en conjunto. De esta manera podemos conseguir precios y condiciones que de otra manera serían inviables para empresas medianas y pequeñas.
7. Hacer una buena selección de mis proveedores
Además de decidir si es estratégico para mí tener un solo proveedor por producto y conseguir un mejor precio por un alto volumen de pedido o recurrir a más de uno para garantizar el aprovisionamiento, tengo que tener en cuenta su calidad y fiabilidad como proveedor para tener seguridad de que no me va a fallar en un momento crucial para mi negocio.
8. Eliminar al máximo la burocracia administrativa
Reducir las tareas administrativas y logísticas o de aprovisionamiento del personal de compras a través de plataformas tecnológicas de compras, destinándose su tiempo al trabajo de análisis, comparativa de ofertas y búsqueda de proveedores o la propia negociación.
9. Control y seguimiento interno de las compras
Contar con procedimientos que limiten y me permitan asegurarme de que la persona que finalmente hace el pedido se tenga que ceñir a los proveedores y artículos negociados previamente por el comprador. Las herramientas especializadas en compras garantizan la eficiencia de todo el proceso y evitan gastos innecesarios.
10. Seguimiento externo de las compras
Asegurarnos periódicamente de que las condiciones son tan competitivas como las que acordamos en un primer momento, así como una evaluación continua para garantizar que nuestros proveedores siguen dándonos un buen nivel de servicio y que los acuerdos se siguen cumpliendo a lo largo del tiempo.
La implantación de medidas como las recogidas en este decálogo está ayudando a muchas empresas a ser más competitivas. Por ello cada vez más organizaciones se dan cuenta de que la reorganización de estos procesos además de ser una inversión de rápida rentabilidad, en estos momentos de especial incertidumbre, puede significar la diferencia entre alcanzar los resultados previstos o no. Es fundamental que las organizaciones entiendan que su metodología de compras puede convertirse, sin duda, en una sólida ventaja competitiva. En estos momentos de crisis, las empresas deberían mirar hacia dentro para tratar de diferenciarse de sus competidores. Empezar por la revisión de su función de compras sería un buen comienzo...
DE GENERAR COSTE A GENERAR RENTABILIDAD
Si nos fijamos en la evolución de la economía española en los últimos años, vemos que el crecimiento medio del PIB durante el período 1996-2007 (11 años) fue del 3,7%, mientras que en 2008 fue del 0,9%, en 2009 del -3,7% y en 2010 se espera que sea del -0,2% (datos informe FUNCAS). Sobre las previsiones a futuro, siempre es difícil acertar, hay un consenso bastante generalizado entre los expertos, que presuponen un largo período de estancamiento o débil crecimiento.
Hay muchas conclusiones que se pueden sacar de estos datos, pero para mí hay una muy obvia, la mayoría de las empresas tienen estructuras y sistemas de gestión desarrollados y preparados para el entorno económico que hemos disfrutado durante el largo período de 11 años de prosperidad y, ya que en la actualidad y en el futuro el entorno va a ser radicalmente diferente, son sistemas que no sirven. Sencillamente, no basta con despedir gente, intentar reducir los gastos y esperar a que escampe, hay que transformar nuestras empresas para adaptarlas al nuevo entorno. Y este entorno, se caracteriza por una demanda débil, un incremento de la competencia y una gran dificultad para acceder al crédito. Las medidas básicas que deben de tomar las empresas están englobadas en 4 grandes áreas:
- Internacionalización: Ya que el mercado español va a estar bajo mínimos, debemos estar presente en diferentes mercados, especialmente en aquellos mercados en los que se prevea un crecimiento importante, como son los países emergentes.
- Capitalización: Tenemos que reforzar la estructura de recursos propios de nuestros balances, para ello deberemos ampliar capital, bien por parte de los propietarios actuales o, bien dando entrada o nuevos accionistas.
- Tamaño: El problema de muchas de las empresas valencianas es que son demasiado pequeñas y se necesita cierto tamaño para poder realizar inversiones en I+D+i, aprovecharse de las economía de escala y contar con estructura suficiente para emprender acciones de crecimiento en otros mercados. Las adquisiciones, fusiones o entornos colaborativos con otras empresas son imprescindibles.
- Cambiar los sistemas de gestión: Tenemos que conseguir sistemas en los que todas las funciones de la empresa aporten rentabilidad, eliminando y externalizando a proveedores más eficientes todas aquellas funciones que generen coste.
Ya que es muy difícil y caro conseguir recursos parece obvio que tengamos que centrar esos recursos exclusivamente en aquellas tareas que nos generen un mayor retorno. Para ello, debemos realizar un análisis de cada una de las funciones y estudiar cómo podemos transformarla en una función que genere rentabilidad.
¿Tiene sentido que tengamos en nuestra empresa la informática, la gestión de nóminas, la comunicación, el pago a proveedores, la gestión de personal, etc, cuando no son la base de nuestro negocio? En mi opinión, la respuesta es no. Toda función que no genere rentabilidad debe ser eliminada o externalizada a alguna empresa que la realice de un modo más eficiente.
Un claro ejemplo de cómo se puede transformar una función que genera costes a generar rentabilidad es la función de compras. En la mayoría de las empresas, las personas de compras están realizando tareas de aprovisionamiento: lanzamiento de pedidos, recepciones, gestión de incidencias con los proveedores, etc. Ninguna de estas tareas genera rentabilidad en la empresa. Para eliminar estas tareas ineficientes deberemos apoyarnos en 4 palancas de mejora.
- Utilizar sistemas de información. La implantación de pedidos, recepciones y facturas electrónicos permite reducir prácticamente a cero su coste y, no es un coste menor, ya que según un reciente estudio de Accenture, el proceso tradicional de facturación y pago de una factura sobre papel cuesta en torno a 28 euros. Así que multipliquen por todas sus facturas y podrán hacerse una idea del ahorro que pueden conseguir.
- Involucrar a los usuarios. Las tareas de pedidos y recepciones deben ser hechas por los usuarios de los materiales y servicios. Ellos son los únicos que conocen las necesidades y, si lo que se recibe es adecuado, por tanto, poner un paso intermedio realizándolo alguien de compras es incrementar su coste.
- Traspasar a los proveedores la mayoría de las tareas de aprovisionamiento, como la gestión de los stocks, el transporte, etc. Ellos son especialistas en los productos y servicios que nos suministran y, suelen ser bastante más eficientes que nosotros en realizar estas tareas.
- Implantar un sistema de gestión de incidencias encaminado a prevención con indicadores y objetivos medibles de reducción de las mismas y con penalizaciones, tanto a los usuarios internos, como a los proveedores que las provoquen.
Una vez que hemos sido capaces de optimizar el aprovisionamiento y reducido drásticamente su coste, podemos centrar la función de compras en tareas que generen rentabilidad Y ¿qué tareas generan rentabilidad? Todas las encaminadas a reducir el TCO (Coste Total de Propiedad) de los proveedores. Para ello, deberemos utilizar 4 palancas.
- Gestión de la demanda: Debemos analizar lo que estamos pidiendo a los proveedores. Normalmente, las especificaciones técnicas están realizadas por usuarios cuya preocupación principal no es la reducción de costes. Todo lo que pedimos a proveedores debería pasar el filtro del análisis de valor, que es una metodología que nos permite analizar todos los componentes de coste de un producto o servicio y determinar si están aportando valor al cliente final. Igualmente, debemos involucrar a los proveedores en la definición de los productos, ya que ellos como especialistas son la principal fuente de innovación y pueden aconsejarnos materiales y tecnologías que muchas veces nuestros técnicos desconocen.
- Precio: Debemos analizar mercados y buscar constantemente nuevas fuentes de suministro que nos permitan incrementar la competencia entre proveedores y a través de buenas estrategias de negociación conseguir rebajas sustanciales en los precios de adquisición de los bienes y servicios.
- Control: Implantar sistemas que nos permitan que todos los ahorros conseguidos con los proveedores vayan directamente a la cuenta de resultados y no generen la compra de otros productos y servicios. Es muy normal que los diferentes departamentos cuando consiguen ahorrar en una partida presupuestaria se lo gasten en otras necesidades, está práctica nos impide mejorar la rentabilidad de la empresa. Igualmente, es fundamental poner rápidamente en marcha los acuerdos y las nuevas condiciones negociadas con los proveedores para incrementar la rentabilidad.
- Eficiente y Transformación. Indudablemente, por muy bien que definamos lo que tenemos que adquirir, por muy bien que hayamos buscado y negociado con los proveedores, poniendo rápidamente en marcha estos acuerdos y llevando a la cuenta de resultados los ahorros, este camino no es infinito. Por ello, debemos poner en marcha proyectos de transformación que tras el análisis de toda la cadena de valor e involucrando a nuestros proveedores, nos permita cambiar completamente la manera de hacer las cosas y dar saltos significativos en la reducción de los costes.
Como hemos visto es posible transformar una función como compras, de una situación que genera coste, ya que está centrada en tareas de poco valor añadido, como el aprovisionamiento, a una función que genera rentabilidad, enfocada en tareas de alto valor añadido.
Exactamente igual debemos hacer con todas las funciones de la empresa, implantando un sistema de gestión radicalmente diferente al actual. Y no queda otra, ya que lo que ha funcionado hasta ahora, ya no vale.
Según Darwin las especies que sobreviven, no son las más fuertes, ni las más inteligentes, sino las que mejor se adaptan al entorno. Y nuestro entorno ha cambiado, así que adaptémonos.
